Grabar datos en un fichero de texto

Quizás os preguntéis: "¿Para qué quiero grabar en un fichero de texto, los datos de una hoja de cálculo de excel?". Pues la respuesta es sencilla: "Porque a veces tenemos la necesidad de exportar los datos a un fichero de texto plano (txt), para importar esos datos posteriormente desde otro programa".

Para ello, vamos a suponer que tenemos estos datos en un fichero de excel:


Vamos a ver como se podría hacer eso de grabar en un fichero de texto, pero de varias formas distintas. La primera opción nos permitirá guardar una copia de la hoja de cálculo activa, en un fichero de texto plano (un fichero que podremos abrir con el Bloc de notas de Windows). El macro no nos preguntará nada, pues cogeremos los datos, y directamente los grabaremos en un fichero con el mismo nombre que el fichero de excel, y en la misma ruta donde se encuentre éste. El macro sería este:

Sub Grabar_fichero_de_texto() On Error Resume Next 'Ocultamos el procedimiento Application.ScreenUpdating = False 'copiamos la hoja activa en un nuevo libro ActiveSheet.Copy 'copiamos y pegamos los valores Cells.Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues 'Nos quedamos con el nombre del 'fichero y la ruta donde está fichero = ThisWorkbook.Name ruta = ThisWorkbook.Path 'Quitamos la extenxión de excel fichero = Replace(fichero, ".xlsx", "") fichero = Replace(fichero, ".xls", "") 'seleccionamos la hoja activa ActiveSheet.Select 'omitimos los mensajes de aviso Application.DisplayAlerts = False 'guardamos el fichero de texto acomodado 'en el mismo directorio donde tenemos el 'fichero de excel normal ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ruta & "\" & fichero & ".txt", FileFormat:=xlText 'cerramos el fichero de texto ActiveWorkbook.Close 'Mostramos el procedimiento Application.ScreenUpdating = True End Sub

El resultado que obtendríamos sería este que muestra la imagen:


Como veréis en la imagen anterior los datos salen descolocados, pero eso no quiere decir que estén mal, sino que es así como se graban por defecto los datos en un fichero de texto. Quizás os volváis a preguntar: "¿Se puede arreglar eso para que salgan los datos tabulados en el fichero de texto?". La respuesta, ya la sabes :-), así que vamos a ver como podríamos darle respuesta a tantas inquietudes. Para ello, copiaremos y pegaremos este macro en un módulo:

Sub Acomodar_texto_version_1() On Error Resume Next 'Ocultamos el procedimiento Application.ScreenUpdating = False 'copiamos la hoja activa en un nuevo libro ActiveSheet.Copy 'copiamos y pegamos los valores Cells.Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues '------------------------------------ 'buscamos el dato más largo del rango celda_inicial = InputBox("Introduce la celda inicial", "Pregunta") celda_final = InputBox("Introduce la celda final", "Pregunta") '------------------------------------ 'pasamos los datos a variables min_fila = Range(celda_inicial).Row max_fila = Range(celda_final).Row min_columna = Range(celda_inicial).Column max_columna = Range(celda_final).Column 'nos situamos en la primera celda Range(celda_inicial).Select 'si no es una fecha, que le de formato general If Not IsDate(ActiveCell) Then Selection.NumberFormat = "@" 'comenzamos a contar caracteres de largo, 'e iremos recorriendo fila a fila, y 'dentro de cada fila, columna a columna maximo = 0 For i = min_fila To max_fila For j = min_columna To max_columna 'creamos una variable maximo_tmp = Len(ActiveCell) If maximo_tmp > maximo Then maximo = maximo_tmp 'pasamos a la siguiente columna ActiveCell.Offset(0, 1).Select 'si no es una fecha, que le de formato general If Not IsDate(ActiveCell) Then Selection.NumberFormat = "@" Next ActiveCell.Offset(1, -max_columna).Select Next 'nos situamos en la primera celda Range(celda_inicial).Select 'añadimos los espacios necesarios, 'una vez determinado el máximo For i = min_fila To max_fila For j = min_columna To max_columna 'añadimos tantos espacios en blanco, 'como sea la variable "maximo" ActiveCell = ActiveCell & String(maximo - Len(ActiveCell), " ") 'pasamos a la siguiente columna ActiveCell.Offset(0, 1).Select Next ActiveCell.Offset(1, -max_columna).Select Next 'Nos quedamos con el nombre del 'fichero y la ruta donde está fichero = ThisWorkbook.Name ruta = ThisWorkbook.Path 'Quitamos la extenxión de excel fichero = Replace(fichero, ".xlsx", "") fichero = Replace(fichero, ".xls", "") 'seleccionamos la hoja activa ActiveSheet.Select 'omitimos los mensajes de aviso Application.DisplayAlerts = False 'guardamos el fichero de texto acomodado 'en el mismo directorio donde tenemos el 'fichero de excel normal ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ruta & "\" & fichero & ".txt", FileFormat:=xlText 'cerramos el fichero de texto ActiveWorkbook.Close 'Mostramos el procedimiento Application.ScreenUpdating = True End Sub

Si ejecutáis el macro anterior, veréis una novedad, y es que os pregunta el área de datos a exportar. Debereís informar cual es la celda inicial (celda superior izquierda), y cual es la celda final (celda inferior derecha) del rango de datos de la hoja de cálculo. El resultado que obtendríamos sería este (si no lo veis bien, cliquead sobre la imagen para ampliarla):


Como veis los datos están tabulados. ¿Quizás excesivamente tabulados?. Hummmmmmm, puede, pero tiene su explicación si "leéis" el código del macro.

Quizás pueda arreglarse esa aparentemente excesiva tabulación, y os guste más esta otra opción que os presento a continuación, y que hace lo mismo, pero lo tabula de una forma diferente (esta sería la opción que yo elegiría, en el caso de querer tabular los datos que se graben en el fichero de texto):

Sub Acomodar_texto_version_2() On Error Resume Next 'Ocultamos el procedimiento Application.ScreenUpdating = False 'copiamos la hoja activa en un nuevo libro ActiveSheet.Copy 'copiamos y pegamos los valores Cells.Select Selection.Copy Selection.PasteSpecial Paste:=xlPasteValues '------------------------------------ 'buscamos el dato más largo del rango celda_inicial = InputBox("Introduce la celda inicial", "Pregunta") celda_final = InputBox("Introduce la celda final", "Pregunta") '------------------------------------ 'pasamos los datos a variables min_fila = Range(celda_inicial).Row max_fila = Range(celda_final).Row min_columna = Range(celda_inicial).Column max_columna = Range(celda_final).Column 'nos situamos en la primera celda Range(celda_inicial).Select 'si no es una fecha, que le de formato general If Not IsDate(ActiveCell) Then Selection.NumberFormat = "@" 'comenzamos a contar caracteres de largo, para 'e iremos recorriendo columna a columna, y 'dentro de cada columna, fila a fila maximo = 0 For j = min_columna To max_columna 'seleccionamos la primera fila del rango Cells(min_fila, j).Select For i = min_fila To max_fila maximo_tmp = Len(ActiveCell) If maximo_tmp > maximo Then maximo = maximo_tmp 'pasamos a la siguiente fila ActiveCell.Offset(1, 0).Select 'si no es una fecha, que le de formato general If Not IsDate(ActiveCell) Then Selection.NumberFormat = "@" Next 'seleccionamos la primera fila del rango Cells(min_fila, j).Select For i = min_fila To max_fila 'añadimos tantos espacios en blanco, 'como sea la variable "maximo" ActiveCell = ActiveCell & String(maximo - Len(ActiveCell), " ") 'pasamos a la siguiente fila ActiveCell.Offset(1, 0).Select Next Next 'Nos quedamos con el nombre del 'fichero y la ruta donde está fichero = ThisWorkbook.Name ruta = ThisWorkbook.Path 'Quitamos la extenxión de excel fichero = Replace(fichero, ".xlsx", "") fichero = Replace(fichero, ".xls", "") 'seleccionamos la hoja activa ActiveSheet.Select 'omitimos los mensajes de aviso Application.DisplayAlerts = False 'guardamos el fichero de texto acomodado 'en el mismo directorio donde tenemos el 'fichero de excel normal ActiveWorkbook.SaveAs Filename:=ruta & "\" & fichero & ".txt", FileFormat:=xlText 'cerramos el fichero de texto ActiveWorkbook.Close 'Mostramos el procedimiento Application.ScreenUpdating = True End Sub

Si ejecutamos este último macro, obtendríamos algo como esto:



Como veis, parece ser que con las dos versiones del macro que nos permiten tabular el fichero de texto, se obtiene el mismo resultado, ...pero solo lo parece, pues ambos macros son completamente diferentes. Si alguno de vosotros se atreve a comentar cual es la diferencia sustancial entre ambos modelos, lo invito a que deje su comentario en este artículo (no es difícil descubrir las diferencias, si "leemos" el código de los macros, pues además, está comentado).