Leer una base de datos Access

Hoy nos toca hablar de algo muy interesante y útil. Vamos a analizar como podemos leer una base de datos access, importando los datos de una de sus tablas.

Para poder leer una base de datos, necesitaremos seleccionar desde VBA, dentro del menú Herramientas, la opción Referencias, poniéndole una muesca a Microsoft ActiveX Data Objects 2.8 Library, tal y como podéis comprobar en la siguiente imagen (esta opción la encontraréis bajando hasta la letra M de Microsoft, pues las referencias están ordenadas alfabéticamente. En cuando le pongáis una muesca, os aparecerá arriba del todo como en la imagen):


Ahora tan solo nos quedará copiar el macro que veréis a continuación, y donde informaremos de lo siguiente:

• La ruta donde se encuentra la base de datos (en el macro hemos considerado que la base de datos está en la misma carpeta donde tenemos el fichero de excel con el macro y desde el que queremos leer la base de datos).


• El nombre de la base de datos.


• El nombre de la tabla de la base de datos que queremos leer.


• La celda inicial donde vamos a empezar a escribir los datos.

Sub conectar_con_la_base_de_datos() '************************************************** ' Para que esto funcione, debemos seleccionar ' en el menú Herramientas (desde VBA), la opción ' Referencias, y le pondremos una muesca a ' "Microsoft ActiveX Data Objects 2.8 Library" '************************************************** 'Indicamos la ruta de la base de datos: 'Supondremos que la base de datos 'está en la misma ruta donde tenemos 'guardado este fichero de excel 'si la ruta fuera otra, la pondremos 'entre comillas, por ejemplo así, con 'cuidado de no poner la antibarra del final: 'ruta = "C:\Mis documentos". 'Indicaremos también el nombre de la 'base de datos, la tabla, y la celda 'inicial donde empezaremos a escribir ruta = ThisWorkbook.Path base_de_datos = "frases-celebres.mdb" tabla = "frases" celda_inicial = "A1" '************************************************** 'Ocultamos el procedimiento Application.ScreenUpdating = False 'Si hay errores, que siga 'procesando esta página On Error Resume Next 'Creamos el objeto conexión Set Conn = New ADODB.Connection 'Creamos el objeto recordset Set rs = New ADODB.Recordset 'Nos conectamos a la base de datos Conn.Open ("Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" & _ "Data Source=" & ruta & "\" & base_de_datos) 'Montamos la sentencia SQL para 'mostrar todos los datos de la tabla Sql = "Select * from " & tabla 'Abrimos la base de datos rs.Open Sql, Conn, adOpenStatic, adLockOptimistic 'contamos los registros totales registros_totales = rs.RecordCount 'Si ha errores, mostramos un mensaje 'y finalizamos el macro If Err > 0 Then 'mostramos un mensaje MsgBox (Chr(13) + " Lo sentimos, se han producido errores, " + _ Chr(13) + " y no se ha podido completar la operación. " + _ Chr(13) + Chr(13)), vbOKOnly, " Importación incorrecta" 'finalizamos el macro Exit Sub End If 'Recorremos todos los registros 'empezando a escribir en la celda A1 Range(celda_inicial).Select 'contamos los campos que tenemos 'en la base de datos numero_de_campos = rs.Fields.Count 'comenzamos con el bucle, a 'recorrer los encabezados For i = 0 To numero_de_campos - 1 'Ponemos en negrita el encabezado Selection.Font.Bold = True 'ponemos el nombre del encabezado 'y además, en mayúsculas ActiveCell = UCase(rs.Fields(i).Name) 'pasamos a la siguiente columna ActiveCell.Offset(0, 1).Select Next 'miraremos el máximo de filas a importar If Rows.Count = 65536 Then 'si tenemos una versión anterior a 'excel 2007, importaremos el máximo 'que nos permite excel: 65536 filas 'de filas, pero restaremos las filas 'necesarias, dependiendo de donde 'empezemos a escribir en la celda_inicial total_filas = 65536 maximo = total_filas - Range(celda_inicial).Row Else 'en caso contrario, importaremos 'un máximo de un millón de filas total_filas = 1000000 maximo = total_filas - Range(celda_inicial).Row End If 'seleccionamos la fila siguiente 'para escribir los datos de la tabla, 'mientras haya datos, y mientras estos 'no ocupen más que las filas disponibles 'que nos quedan en la hoja de cálculo Range(celda_inicial).Offset(1, 0).Select 'creamos un contador para contar 'los registros que llevamos contador = 1 Do While Not rs.EOF And contador <= maximo 'comenzamos a escribir los datos For i = 0 To numero_de_campos - 1 ActiveCell = rs.Fields(i) 'pasamos a la siguiente columna ActiveCell.Offset(0, 1).Select Next 'volvemos a la columna inicial 'donde estábamos al principio ActiveCell.Offset(0, -numero_de_campos).Select 'pasamos a la siguiente fila, siempre 'y cuando no estemos ya en la última 'fila que nos permite la hoja de cálculo If ActiveCell.Row < total_filas Then ActiveCell.Offset(1, 0).Select 'nos desplazamos al siguiente 'registro de la base de datos rs.MoveNext 'sumamos 1 al contador contador = contador + 1 Loop 'cerramos la conexión Conn.Close 'limpiamos los objetos Set Conn = Nothing Set rs = Nothing 'Mostramos el procedimiento Application.ScreenUpdating = True 'mostraremos un mensaje dependiendo de 'si se han importado todos los registros 'de la base de datos, o solo una parte If registros_totales = contador - 1 Then MsgBox (Chr(13) + " Se importaron correctamente todos los registros " + _ Chr(13) + " de la base de datos """ & base_de_datos & """, y de la tabla " + _ Chr(13) + " llamada """ & tabla & """. " + _ Chr(13) + Chr(13) + " Se han importado los " & contador - 1 & " registros de la tabla. " + _ Chr(13) + Chr(13)), vbOKOnly, " Importación incompleta" Else MsgBox (Chr(13) + " Se importaron correctamente solo algunos registros " + _ Chr(13) + " de la base de datos """ & base_de_datos & """, y de la tabla " + _ Chr(13) + " llamada """ & tabla & """. " + _ Chr(13) + Chr(13) + " En concreto solo se importaron " & contador - 1 & " registros, de " + _ Chr(13) + " los " & registros_totales & " registros disponibles. " + _ Chr(13) + Chr(13)), vbOKOnly, " Importación completa" End If End Sub

Con esto ya tendremos resueltas nuestras necesidades, para leer correctamente una tabla de una base de datos.

Desde aquí podéis descargar el fichero de excel, con todo el código que os presento en este artículo, más la base de datos que he utilizado como ejemplo, que contiene una serie de frases célebres, para que así podáis importarla desde excel, y ver como funciona todo.