Validación con datos en otra hoja

Seguramente muchos de vosotros os habéis encontrado con una limitación, a la hora de crear una lista de datos para validar lo que un usuario introduce en una celda. Me refiero concretamente al origen de los datos para generar una lista de validación. En concreto, excel no nos permite crear una lista de validación, si los datos figuran en otra hoja del libro.

Me estoy refiriendo concretamente a esto que figura en la imagen, enmarcado en rojo. Excel no nos permite seleccionar otra hoja, si es que en ella tenemos la lista de datos:


En realidad existe un método para saltarse esa limitación, de una forma bastante sencilla.

Imaginemos que tenemos una lista de nombres de personas, en la Hoja2, y que deseamos colocar una lista desplegable en la Hoja1, con esos nombres de la Hoja2. Si lo hacemos de la forma tradicional, no nos funcionará, y excel nos mostrará un bonito mensaje de advertencia como este:


La solución es tan sencilla, que os sorprenderá. Tan solo tendremos que seleccionar los nombres que tenemos en la Hoja2, y a continuación introduciremos un nombre en el apartado llamado Cuadro de nombres. Es decir, le vamos a poner un nombre a ese rango de datos, donde tenemos los nombres y apellidos que utilizaremos en nuestra lista de validación. Concretamente para introducir un nombre para ese rango de datos, deberemos hacerlo arriba a la izquierda, donde nos sale la coordenada de situación de la celda donde estamos (esta es la forma más sencilla de darle un nombre a un rango de datos). Si os fijáis en la imagen siguiente, hay que introducir un nombre, en el espacio indicado en el área de color rojo (en este supuesto, estamos situados en la celda C10, por eso sale indicada así en la imagen):


Para introducir el nombre, tal y como comentaba antes, deberemos seleccionar el rango de datos que tenemos en la Hoja2, e introducir un nombre para al mismo, tal y como se muestra en la siguiente imagen (yo le he dado el nombre de personas, aunque le puedes poner cualquier otro que consideres oportuno):


Ahora solo nos quedará volver a la Hoja1, y en la celda que nos interese, crear la lista de validación, llamando al origen o a la fuente de datos por el nombre que le hemos dado al rango de celdas, precedido del signo igual, tal y como figura en la siguiente imagen:


Una vez hayamos introducido el nombre del rango de datos donde tenemos los nombres y apellidos, ya tendremos todo listo, y podremos seleccionar de la lista, alguna de las personas que tenemos en la Hoja2, tal y como figura en la siguiente imagen:


De esta forma, tendremos solucionado el tema de disponer de una lista con datos en una hoja, y la validación de datos en otra distinta, sin necesidad de tener que ocultad filas ni columnas, si es que hemos utilizado la misma hoja para todo.

Finalmente comentaros que para nombrar un rango de datos, tenemos otras opciones aparte de esa que os he comentado, y que es la más rápida y sencilla. Por ejemplo podemos definir un nombre para un rango de datos, desde el menú Insertar, seleccionando Nombre, y a continuación Definir….

Desde aquí podéis descargar el fichero de excel, con el ejemplo que os presento en este artículo, para que podáis ver en funcionamiento como se crean listas de validación, con los datos en otra hoja distinta.