Validación de listas dependientes

Bajo el nombre de validación de listas dependientes, os explicaré como podemos validar datos de forma automática en una lista desplegable, que a su vez requiera de la interacción con otra lista desplegable. Supongamos que tenemos dos listas de datos, una lista corresponderá a los datos padre y la otra a los datos hijos. Dependiendo de los datos padre que seleccionemos en el desplegable, nos aparecerán unos u otros datos hijos de forma automática.

Como esto parece algo farragoso, será mejor explicarlo con un sencillo ejemplo. Supongamos que tenemos varias marcas de automóviles, y en cada una de ellas, tenemos un grupo de modelos de cada marca. Algo así como esto:


Lo que pretendemos hacer a partir de esos datos, es montar dos listas desplegables, una con las marcas de automóviles, y otra con los modelos de cada una de las marcas, de tal forma que si elegimos una marca en concreto, en la otra lista solo nos aparezcan los modelos de esa marca.

Lo primero que haremos será crear la lista de validación de las marcas de automóviles, para que nadie pueda introducir marcas que no tengamos en nuestro listado (recordemos que estamos validando datos). Para ello, nos situaremos por ejemplo en la celda E12, y lo que haremos será definir la lista desde el menú Datos, eligiendo a continuación Validación…, y en la pestaña Configuración, que es la que nos saldrá por defecto en primer plano, elegiremos en Permitir la opción Lista, y en Origen seleccionaremos el rango comprendido entre B3 y D3 que corresponde a los nombres de las marcas que tenemos, tal y como se puede observar en la imagen anterior. Si queréis una ayuda gráfica, lo que tenéis que poner es esto que se ve en la siguiente imagen:


Es decir, habremos creado este desplegable en E12:


Una vez hecho esto, ahora solo nos quedará crear el desplegable correspondiente a los modelos de cada marca. Para ello, crearemos unos nombres, para cada grupo de modelos de cada marca. Esto es imprescindible, porque usaremos posteriormente la función indirecto (luego explicaré para que nos va a servir). Para definir cada rango de datos con un nombre, la forma más sencilla es hacer lo siguiente:

Seleccionaremos cada grupo homogéneo de modelos, partiendo por ejemplo con los modelos de coche de Ferrari, y seleccionando desde la celda B4 hasta la B6. Una vez tengamos seleccionados los modelos (ver la imagen siguiente), tendremos que ponerles un nombre. Necesariamente ese nombre debe coincidir con el que hemos utilizado en el encabezado de cada grupo, es decir, en este caso debe llamarse Ferrari, …no puede llamarse Pepito, ni Audi. Para ponerle un nombre a ese rango, tan solo deberemos escribirlo en la zona enmarcada en rojo, y pulsar intro (ver la siguiente imagen):


Haremos lo mismo con el rango que va desde C4 a C6, y le pondremos como nombre la marca correspondiente, es decir, Lamborghini. Finalmente haremos lo mismo con el rango de datos comprendido entre D4 y D7, al que le pondremos como nombre Porsche.

Una vez hayamos definido todos los nombres, podremos comprobarlos. Para ello nos situaremos en cualquier celda, por ejemplo en E6, y desde el menú Insertar, seleccionaremos Nombre, y a continuación Definir…. Si lo hemos hecho todo correctamente, veremos algo como esto:


Ahora ya tenemos todo lo necesario para crear la lista dependiente correspondiente a los modelos de cada marca. Para ello nos situaremos en la celda E14, y desde el menú Datos, elegiremos a continuación Validación…, y en la pestaña Configuración, que es la que nos saldrá por defecto en primer plano, elegiremos en Permitir la opción Lista, y en Origen escribiremos =INDIRECTO(E12), tal y como muestra la siguiente imagen:


La función indirecto, al utilizarla como origen de datos referenciada a la celda E12 que es donde tenemos las marcas de coches, lo que va a hacer es mostrarnos solo las correspondientes a la marca seleccionada (recordemos que en E12 tenemos el primer desplegable donde seleccionaremos una marca en concreto). Es decir, =INDIRECTO(E12) lo que va a hacer es buscar si existe un nombre (recordemos que precisamente hemos definido para esto los nombres anteriores) Ferrari, Lamborghini, o Porsche, y nos va a mostrar los datos correspondientes a ese nombre, que en este caso coinciden y además de forma necesaria, con cada marca en cuestión, tal y como comentábamos anteriormente.

Si lo hemos hecho todo correctamente, cada vez que seleccionemos una marca, el segundo desplegable, es decir, la lista dependiente (pues la segunda, la de los modelos de coche, depende de la primera, es decir, de las marcas de automóviles), nos mostrará los modelos específicos de la marca seleccionada. Algo como lo que muestra la siguiente imagen:


Finalmente, para darle un toque de elegancia a nuestros desplegables, haremos que cada vez que se cambie la marca de coches, se elimine el modelo de vehículo que habíamos seleccionado anteriormente, si es que hemos estado jugando con los deplegables. Para ello tan solo tendremos que copiar y pegar este código pero no en un módulo, sino en la Hoja1, pues es en ella donde tenemos los desplegables:

Private Sub Worksheet_Change(ByVal Target As Range) 'Si ha errores, que continúe On Error Resume Next 'Si cambiamos el dato de la celda E12, 'limpiamos el segundo desplegable If Target.Cells = Range("E12") Then 'eliminamos el contenido de E14 Range("E14").ClearContents End If End Sub

Desde aquí podéis descargar el fichero de excel, con el ejemplo que os presento en este artículo, para que podáis ver en funcionamiento como se crean listas de validación dependientes.