Asociar un macro a un botón

Un problema con el que se encuentran los usuarios de excel que están empezando con el tema de los macros, es poder asociarlos a un botón, para hacer más sencilla su utilización. La verdad es que la técnica es muy sencilla, y si vamos a distribuir nuestra hoja de cálculo entre amigos, compañeros, o simplemente vamos a colgarla en internet, el hecho de que la hoja tenga botones, le da cierto toque de profesionalidad, o de ser una hoja de cálculo hecha por alguien que aparentemente domina todos los secretos de excel.

Si los macros son un jeroglífico para ti, no te preocupes, en realidad no son tan complicados. Si quieres aprender sobre su uso, puedes consultar este artículo donde explico como hacer macros.

Para poder asociar un macro a un botón, necesitaremos tener un macro. Vamos a suponer que tenemos uno de los macros más sencillos que podemos hacer, para imprimir la hoja activa, es decir, para imprimir la hoja de cálculo que tenemos en primer plano, o sea, aquella con la que estamos trabajando (para que nos funcione, deberemos tener algo escrito en la hoja de cálculo, pues en caso contrario, no podremos imprimir nada):

Sub imprimir_hoja() 'Imprimimos la hoja de excel con una sola copia ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut Copies:=1 End Sub

Ahora nos queda hacer lo más visual, se decir, el botón para asociar el macro al mismo. Así nos ahorraremos el tener que seleccionar el macro desde el menú Herramientas, seleccionando a continuación Macro, luego Macros..., y finalmente el macro que deseamos ejecutar, de la lista que se nos muestra.

Para crear el botón, vamos a suponer que tenemos una hoja de cálculo como la que muestra la siguiente imagen:


Y vamos a suponer que lo que deseamos es que nos quede así, con un botón al lado de la tabla:


Para ello, lo primero que tendremos que hacer, es copiar el macro llamado imprimir_hoja, cuyo código os puse más arriba. Hay que copiarlo en un módulo VBA. Para acceder al modo VBA, desde excel pulsaremos la tecla Alt, y a continuación, y sin soltar esa tecla, pulsaremos la tecla F11. Ahora ya tendremos el modo VBA (Visual Basic para Aplicaciones) delante de nuestras narices. Para pegar el código del macro, seleccionaremos desde el modo VBA, en el menú Insertar, la opción Módulo. Ahí, en esa pantalla que nos aparecerá, es donde deberemos pegar el código del macro que os puse anteriormente.

Una vez hecho eso, cerraremos la ventana VBA, y volveremos a excel. Ahora, ya desde excel, y sin cerrar el libro activo (pues es en ese libro donde hemos grabado el macro), seleccionaremos en el menú Ver, la opción Barra de herramientas, y seleccionaremos Formularios. Y nos aparecerá en pantalla esta nueva barra de herramientas, como esta que podéis ver a la izquierda.

Como cualquier otra barra de herramientas, desde excel la podremos mover por la pantalla, y colocarla si lo deseamos debajo o encima de las que ya tenemos, o a la izquierda o la derecha, para que no nos ocupe tanto espacio en la pantalla.

Ahora pulsaremos sobre el icono del botón que aparece en esa barra de formularios, y que he indicado con una flecha de color rojo.

Ahora tan solo deberemos acceder a aquella parte de la hoja de cálculo donde deseamos dibujar el botón, y con el botón izquierdo del mouse presionado, comenzaremos a dibujarlo. Cuando veamos que su tamaño nos convence, soltaremos el botón izquierdo del mouse, y veremos como a continuación nos aparece una pantalla como esta, para asociar el botón a un macro:


Tan solo deberemos seleccionar el macro imprimir_hoja que nos aparece allí, y pulsaremos el botón Aceptar. Ahora, ya podremos cerrar la barra de formularios, para lo cual podremos hacer varias cosas: cerrar la barra, pulsando el aspa (la X que aparece arriba a la derecha), o bien volviendo al menú Ver, seleccionando la opción Barra de herramientas, y pulsaremos sobre la opción Formularios, que nos aparece marcada con una muesca a su izquierda, así, de esa forma, al cliqeuar sobre ella, la deseleccionaremos (se simultanean la selección, y la deselección).

Ya casi para finalizar, lo que haremos será cambiarle el nombre al botón. Como veremos, nos aparece el nombre por defecto Botón 1. Para cambiarle el nombre tenemos varias opciones, pero elegiremos la más sencilla para no tener problemas:


Pulsaremos sobre el botón llamado Botón 1, pero con el botón derecho del mouse (si pulsamos con el botón izquierdo, se ejecutará el macro asociado al mismo, es decir, se imprimirá la hoja de cálculo). Cuando pulsemos con el botón derecho del mouse, nos aparecerá un menú de opciones. Seleccionaremos Modificar texto (seleccionaremos esta opción, con el botón izquierdo del mouse, como se selecciona algo normalmente). Al hacer eso, veremos como el puntero del mouse parpadea dentro del botón, justo delante de su nombre, para que lo cambiemos a nuestro antojo. Si lo deseamos, podemos ponerle por nombre Imprimir hoja. Hemos de tener en cuenta que cuanto más descriptivo sea el nombre del botón, más sencillo será saber que es lo que hace el macro asociado al mismo.

Si haciendo pruebas, habéis puesto más botones de la cuenta y deseáis eliminarlos, seleccionáis el botón en cuestión, con de la misma forma que para editar el texto del mismo, es decir, pulsando con el botón derecho del mouse sobre el botón del macro, de tal forma que os aparezca como en la siguiente imagen, con una selección alrededor del mismo, y pulsaremos la tecla Supr (suprimir), para eliminar el botón:


A partir de ahora, darle a tus hojas de cálculo tendrán un toque de distinción y profesionalidad, va a ser una tarea muy sencilla, porque como veis, esto de crear botones para asociarlos a un macro, no tiene ningún secreto.