Usuarios, hojas y permisos

Hoy vamos a ver como podemos mostrar determinadas hojas de cálculo dependiendo del usuario que abra el libro de excel. Para ello, vamos a suponer que tenemos una red de ordenadores, donde diferentes usuarios utilizan un mismo libro de excel, alojado por ejemplo en el servidor. Vamos a suponer también, que solo a determinados usuarios, les dejaremos interactuar con determinadas hojas. El resto de usuarios no podrán usar esas hojas de cálculo que requieren de más privilegios. Esto nos servirá de complemento a otro macro que ya vimos en su momento, y que nos sirve para controlar los cambios que han hecho los usuarios que utilizan un mismo libro de excel.

Para comenzar, lo primero que haremos una vez abierto el libro, será seleccionar en el menú Herramientas, la opción Compartir libro…, y le pondremos una muesca a la opción Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros. Una vez hecho esto, guardaremos el fichero.

Ahora crearemos un macro dentro de un módulo, para el evento Workbook Open, es decir, que será un macro que se ejecutará al abrirse el fichero. El código que usaremos, será el siguiente:

Private Sub Workbook_Open() 'Creamos un vector con todos los usuarios con 'permisos de mayor nivel, para lo cual creamos una lista administradores = "Contabilidad,Facturacion,Personal,Mateo,Ignacio,Irene" 'separamos los elementos de la matriz '"administradores" usando split, y por la coma administrador = Split(LCase(administradores), ",") 'Miramos si el nombre del usuario que ha abierto 'el fichero de excel, está en esa lista usuario = LCase(Application.UserName) For i = 0 To UBound(administrador) posicion = posicion + InStr(usuario, administrador(i)) Next 'Si el nombre del usuario no está dentro de 'la lista, entonces, la posición será igual a 0, 'por lo que el usuario no tendrá derechos de administrador If posicion = 0 Then 'en ese caso, ocultamos las hojas que no queremos mostrar '(en este caso suponemos que es la hoja3, pero el nombre 'interno que se ve desde VBA, no el nombre de la pestaña) Hoja3.Visible = xlSheetVeryHidden Else 'en esl caso de ser un usuario administrador, 'mostraremos las hojas que queremos mostrar '(en este caso suponemos que es la hoja3, pero el nombre 'interno que se ve desde VBA, no el nombre de la pestaña) Hoja3.Visible = xlSheetVisible End If 'grabamos los cambios ActiveWorkbook.Save End Sub

Ese macro que acabamos de ver, lo que hace es mostrar la hoja3 del libro, siempre y cuando el usuario que lo abra, sea alguno de los que aparecen en la lista que hemos incluido. En caso de no aparecer en esa lista, la hoja3 se ocultará.

Evidentemente deberemos proteger el modo VBA para que ningún usuario tenga acceso al código del macro. Para ello, desde el modo VBA, seleccionaremos en el menú Herramientas, la opción Propiedades de VBAProject..., y en la pestaña Protección, marcaremos con una muesca la opción Bloquear proyecto para visualización, y a continuación donde se nos solicita una contraseña (dentro de esa misma pestaña), introduciremos una contraseña que podamos recordar. Finalmente volveremos a escribir la contraseña de nuevo, para cerciorarnos de que no nos hemos equivocado al introducir la contraseña la primera vez, y listo, pulsaremos sobre el botón aceptar, y grabaremos el fichero.

Si no sabes cual es tu nombre de usuario, o el nombre de usuario de algunos de los PC’s de la red, puedes ejecutar este sencillo macro, que nos devolverá el nombre del equipo:

Sub nombre_del_usuario() respuesta = MsgBox("El usuario de este equipo es: " & Application.UserName) End Sub

Si deseáis dar más permisos (más niveles de seguridad), podéis adaptar el macro anterior. Por ejemplo, podéis dar permisos de administrador para que un grupo de usuarios vea todas las hojas, luego otro grupo que vea todas las hojas menos una, y luego otro grupo que solo pueda ver una de las hojas del libro.

Como veis, es muy sencillo esto de dar permisos, y mostrar una u otra hoja a uno u otro usuario, dependiendo del equipo (del ordenador) que abra al libro de excel.