Combinar correspondencia con Excel y Word

En respuesta a una consulta que me hizo un lector del blog, y que me parecía interesante, hoy voy a explicaros como combinar correspondencia entre excel y word. Quizás te estés preguntando "¿qué es eso de combinar correspondencia?". Pues la verdad es que combinar correspondencia, es lo que hacemos cuando tenemos los datos de nuestros contactos en un fichero, y una carta modelo en otro. En ese caso, lo que haremos será combinar la carta modelo, con todos los contactos que tenemos en el otro fichero.

Veámoslo de una forma más simplificada, y con un ejemplo. Supongamos que tenemos en un documento, una lista con los nombres, direcciones, y un montón de información más relativos a nuestros clientes. Ahora supongamos que queremos mandarles a todos ellos una oferta, por la cual si compran durante este mes, les haremos un descuento que será distinto dependiendo de quien sea el cliente. Para mandar esas cartas a nuestros clientes con el mínimo esfuerzo y máximas garantías, lo ideal es preparar una carta modelo, y seguir los pasos que en este artículo os voy a explicar.

Para nuestro ejemplo, usaremos excel como "base de datos", es decir, como fuente u origen donde almacenaremos los datos de nuestros clientes, aunque podríamos usar word, de access, etc., pero claro, como este blog versa sobre excel, es lógio que los datos los tengamos en esta aplicación :-)

Imaginad que tenemos una tabla como esta, donde tenemos los datos correspondientes a 8 clientes, aunque podríamos haber puesto tantos como tengamos:


Ahora imaginemos que queremos mandarles esta carta a todos ellos, y que redactaremos en word (si tenemos nuestra carta con un membrete creado con el propio word, será mucho mejor, pues nos ahorraremos el papel preimpreso que encargamos a la imprenta):


Cómo veis, he habilitado una zona en la parte superior del escrito coloreada en rojo, que corresponde al nombre, domicilio, y demás datos que queramos incluir, relativos a nuestro cliente. En el texto, tenemos también un dato que es el porcentaje de descuento que aplicaremos a ese cliente, y que a efectos ilustrativos, para que sea más visible, figura en color rojo (evidentemente estos datos de color rojo, deberán figurar en color negro en nuestro escrito, ...si los he puesto en rojo, es para resaltar su situación y ser más fácilmente localizables).

Ahora nos queda el trabajo de combinar la correspondencia, es decir, de aplicar ese escrito a los 8 clientes que tenemos en nuestra tabla de excel. Este libro de excel que tendremos grabado en nuestro disco duro, lo llamaremos clientes, y la hoja del libro donde tendremos los datos, la llamaremos Datos de clientes. Para combinar la correspondencia, abriremos word, y redactaremos nuestra carta, dejando vacíos los espacios que yo he puesto en color rojo, es decir, omitiremos el nombre del cliente, su dirección, y el porcentaje de descuento.

Una vez tengamos redactado nuestro escrito, desde el propio word, en el menú Ver, seleccionaremos Barras de herramientas, y a continuación Combinar correspondencia. Una vez hecho eso, nos aparecerá en pantalla una barra como esta donde solo estarán habilitados un par de iconos:


Ahora pulsaremos sobre el segundo icono de esa barra comenzando a contar por la izquierda. Si acercamos el puntero del mouse a ese icono, veremos que nos pone Abrir origen de datos. Al pulsar sobre ese icono, nos aparecerá una ventana, para localizar el fichero de origen, es decir, el fichero donde tenemos los datos de los clientes, y que se llama Clientes.xls. Tan solo deberemos localizarlo, y haciendo clic sobre él. Seguidamente nos aparecerá una imagen como esta:


Seleccionaremos la hoja donde tenemos los datos de los clientes (recordad que antes os dije que precisamente la hoja del libro se llamaba así Datos de clientes), y pulsaremos el botón aceptar, fijándonos que esté marcada con una muesca la opción que aparece al pie de esa ventana y donde pone La primera fila de datos contiene encabezados de columna, pues precisamente la primera fila de la hoja de excel, es el nombre de cada uno de los campos: cliente, dirección, población, etc.

En ese momento, veremos que en la barra de Combinar correspondencia, se habilitan una serie de iconos que antes estaban deshabilitados:


Ahora ya estaremos en disposición de empezar a combinar los datos de nuestros clientes, con ese escrito. Para ello, nos situaremos en el encabezado del escrito, es decir, en la zona habilitada para poner el nombre de nuestro cliente, y pulsaremos en el sexto icono de esa barra, contando desde la izquierda. Si acercamos el puntero del mouse, veremos que pone Insertar campos combinados. Una vez cliqueado ese icono, nos aparecerá una pantalla como esta, donde nos aparecerán los campos correspondientes a la tabla de excel, donde teníamos los datos de los clientes:


Como ya estamos situados en el encabezado del texto, pulsaremos en esa ventana, sobre el Nombre, luegos sobre Apellidos, y así hasta el final, aunque no incluiremos el País, por ser todos nuestros clientes españoles, y el servicio de correos ya sabe que cuando hablamos de Madrid o de Barcelona, si no decimos lo contrario, nos estamos refiriendo a ciudades españolas. Una vez insertados los campos de combinación, veremos que en pantalla nos aparece esto:

«Nombre»«Apellidos»«Dirección»«Población»«Código_postal»«Provincia»

Ahora solo tendremos que incluir un espacio entre el nombre y los apellidos, entre la población y el código postal (para que no se junten los datos), y unos saltos de línea, pulsando intros entre los campos, de tal forma que nos quede así:

«Nombre» «Apellidos»
«Dirección»
«Población» «Código_postal»
«Provincia»

Ahora solo nos quedará situar el cursor en la zona de texto donde informamos del porcentaje de descuento correspondiente a ese cliente, y haremos lo mismo, insertando el campo combinado correspondiente al descuento, de tal forma que el texto nos quedará así:


Ahora ya tenemos el la carta modelo (el documento maestro), donde combinaremos los datos de todos nuestros clientes. Para proceder al último paso, tan solo nos quedará pulsar en el cuarto icono de la barra de combinación de correspondencia, comenzando a contar desde la derecha (el tercer icono habilitado), y nos aparecerá esta ventanita final:


Desde aquí podéis descargar el fichero de excel y de word comprimidos en un solo fichero zip, con el ejemplo que hemos visto en este artículo. Es posible que al abrir el fichero de excel o de word, os de un error, pues probablemente no los tengáis almacenados en la misma carpeta donde los tenía yo. En todo caso, es un error menor, que se soluciona respondiendo a los mensajes que probablemente os salgan en pantalla, al abrir los ficheros.

Si tenéis algún problema para combinar correspondencia, en la web de Microsoft proponen algunas soluciones, así que os dejo el enlace para solucionar problemas al combinar correspondencia.