Leer las tablas de una base de datos Access

Andrés, un lector del blog, me preguntó hace unos días, si era posible leer las tablas de una base de datos Access desde excel, y como en la anterior ocasión, cuando explicábamos como compactar una base de datos Acess, desde excel, he tenido que hacer una sencilla adaptación de una rutina que servía para leer las tablas de una base de datos desde una página asp, y que fuese utilizable desde Excel.

La rutina que os presento, nos muestra un formulario (UserForm), y un combobox en su interior, que nos presentará las tablas de la base de datos que hayamos elegido. Una vez seleccionada la tabla que deseemos, pasaremos su nombre a una variable, y ya podremos hacer de todo con esa tabla: consultar registros, borrar registros, etc. Evidentemente, podremos mostrar todos los datos de la tabla seleccionada, tal y como explicábamos en el artículo sobre como leer una base de datos Access.

En el siguiente ejemplo, vamos a leer las tablas de una base de datos Access existente en una unidad F (en mi caso, la unidad F, corresponde a una llave USB), y dentro de una carpeta llamada hojas-de-calculo-en-excel (el nombre de este blog).

Lo primero que tendremos que hacer, será crear el UserForm. A continuación, le añadiremos un Combobox (dejaremos el nombre por defecto: ComboBox1), y le incluiremos este código:

Private Sub ComboBox1_Enter() 'Esto se producirá cuando 'cliqueemos en el combobox 'Si hay errores, que continúe On Error Resume Next 'quitaremos todo lo que haya en el combobox1 ComboBox1.Clear 'Vamos a llenar dinámicamente el combobox 'con los nombres de las tablas. 'Primero definimos una constante Const rsSchemaTablas = 20 'definimos la ruta de la base de datos ruta = "F:\hojas-de-calculo-en-excel\base-de-datos.mdb" 'creamos la conexión Set oConn = CreateObject("ADODB.Connection") 'abrimos la base de datos oConn.Open ("Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0; Data Source=" & ruta) 'creamos el filtro Filtro = Array(Empty, Empty, Empty, "TABLE") 'leemos las tablas de la base de datos Set rsSchema = oConn.OpenSchema(rsSchemaTablas, Filtro) 'hasta que no llegue al final... Do While Not rsSchema.EOF 'Añadimos el nombre de la tabla al combobox ComboBox1.AddItem rsSchema("TABLE_NAME") 'nos movemos al siguiente registro 'que nos devuelve el nombre de la 'siguiente tabla rsSchema.MoveNext Loop 'cerramos y limpiamos los objetos oConn.Close rsSchema.Close Set oConn = Nothing Set rsSchema = Nothing End Sub

Si deseáis compactar una base de datos, que esté en la misma carpeta donde tengamos el fichero de excel, entonces sustituiremos la variable ruta del código anterior, para que nos quede definida de la siguiente forma:

ruta = ActiveWorkbook.Path & "\"

También añadiremos al UserForm, un botón que presente el texto "Aceptar" (un CommandButton), y que al pulsarlo, nos mostrará un mensaje (un MsgBox) que nos indicará el nombre de la tabla elegida, de tal forma que podremos hacer una consulta a esa tabla específica. El código del botón aceptar (el nombre del botón será el que nos presenta excel por defecto: CommandButton1), será este:

Private Sub CommandButton1_Click() 'pasamos el nombre de la tabla 'elegida, a una variable tabla_elegida = ComboBox1.List(ComboBox1.ListIndex) 'mostramos un mensaje MsgBox ("Has elegido la tabla: " & tabla_elegida) End Sub

Si lo aplicáis a un ejemplo concreto, recordad cambiar en el código fuente de la hoja de cálculo, la ruta donde tendréis la base de datos, para que os funcione correctamente, informando manualmente de la carpeta donde se encuentra ésta, o bien, si la colocáis en la misma carpeta que el fichero de excel, poniendo como ruta, el path del propio fichero de excel, tal y como se menciona en este artículo.