Introducir datos utilizando un formulario

Una de las formas más vistosas para introducir datos en una hoja de cálculo, es utilizando un formulario. Cuando utilizamos esta técnica, a través del uso de un UserForm, le pedimos al usuario que introduzca una serie de datos, y una vez cumplimentado todo, se graban en la hoja de cálculo, en la línea que le corresponda. Si la primera celda vacía es la B14, pues será en esa celda donde empezaremos a escribir. Si la primera celda vacía es la J4, pues será esa la celda elegida.

De la misma forma que digo que es una forma vistosa de introducir datos, también he de decir que es una de las formas menos útiles de introducir datos en una hoja de cálculo, pues es mucho más rápido hacerlo directamente sobre la celda donde queremos escribir, que sobre un formulario. Eso sí, si los datos a introducir son pocos, puede sernos de cierta utilidad.

Vamos a ver como funciona la entrada de datos en una hoja de cálculo, a través de un formulario, utilizando un sencillo ejemplo para llevar un control de compras. Solicitaremos el nombre del producto, la cantidad, y el precio unitario. El sistema nos calculará el total, y grabaremos todos los datos en la primera fila vacía.


Una vez hecho el formulario con sus correspondientes Label y TextBox, así como los dos botones, nos bastará con introducir el código VBA. Para ello, lo primero que haremos será proteger la hoja, al arrancar el libro, utilizando el macro Auto_open():

Sub Auto_open() 'Protegemos la hoja ActiveSheet.Protect End Sub

Este otro sencillo macro nos lanzará el formulario:

Sub introducir_datos() 'llamamos al formulario UserForm1.Show End Sub

Ahora dentro del UserForm (recordemos que los dos macros anteriores deben estar en un módulo VBA), introduciremos estos otros procedimientos. El primero de ellos evalúa si estamos cambiando el TextBox3, para calcular el total, siempre y cuando el TextBox2 y el TextBox3 sean datos numéricos:

Private Sub TextBox3_Change() 'si hay errores, que continúe On Error Resume Next 'Cuando cambiemos el TextBox3 (precio unitario) 'miraremos si hay datos también en el TextBox2 (cantidad) 'para multiplicar ambos datos, siempre que sean números If TextBox2 <> "" And IsNumeric(TextBox2) And _ TextBox3 <> "" And IsNumeric(TextBox3) Then TextBox4 = TextBox2 * TextBox3 End If End Sub

Este otro, será el código del botón que tiene por rótulo el texto "Grabar datos" (el CommandButton1):

Private Sub CommandButton1_Click() 'Desprotegemos la hoja ActiveSheet.Unprotect 'Nos situamos al principio Range("B4").Select 'Bajamos hasta encontrar la fila vacía Do While Not IsEmpty(ActiveCell) 'Bajamos una fila ActiveCell.Offset(1, 0).Select Loop 'grabamos los datos en la primera fila vacía 'primero el nombre del producto ActiveCell = TextBox1 'ahora la cantidad ActiveCell.Offset(0, 1) = CDbl(TextBox2) 'ahora el precio unitario ActiveCell.Offset(0, 2) = CDbl(TextBox3) 'ahora el total ActiveCell.Offset(0, 3) = CDbl(TextBox4) 'limpiamos los textbox TextBox1 = "" TextBox2 = "" TextBox3 = "" TextBox4 = "" 'ponemos el focus en el TextBox1 TextBox1.SetFocus 'protegemos la hoja ActiveSheet.Protect End Sub

Y este es el código del botón que borra el contenido de los TextBox:

Private Sub CommandButton2_Click() 'borramos los datos TextBox1 = "" TextBox2 = "" TextBox3 = "" TextBox4 = "" End Sub

Desde aquí podéis descargar el fichero, con el ejemplo que hemos visto en este artículo.