Modificar datos utilizando un formulario

En una entrega anterior, habíamos visto como introducir datos a través de un formulario. Si vamos a utilizar la técnica de los formularios para introducir datos en Excel, es más que probable que necesitemos en alguna ocasión, modificar los datos introducidos, bien porque nos hayamos equivocado al darlos de alta, o por cualquier otro motivo.

Pues hoy vamos a ver precisamente eso, como modificar datos de una hoja de cálculo, utilizando un formulario. He utilizado un ejemplo muy parecido al que habíamos visto en aquella entrega, para que sea más sencillo. Eso sí, una observación: si queréis integrar de forma conjunta el alta de datos y la modificación de datos, utilizando estos ejemplos, copiando y pegando los macros, deberéis tener en cuenta que en el artículo donde os hablaba de cómo introducir datos a través de un formulario, los controles (ComboBox, TextBox, etc.) no tienen el mismo nombre que en este artículo que estáis leyendo. Por ejemplo, en aquel artículo, el TextBox de la cantidad de producto, se llamaba TextBox2, y en este artículo lo llamaremos TextBox1.

Una vez dicho todo esto, vamos a ponernos manos a la obra. Necesitaremos una tabla con datos -eso es evidente-, pues lo que haremos será modificarlos. Necesitaremos que los datos estén de forma continua, sin líneas en blanco, para que nos funcione este ejemplo, aunque se puede utilizar para otros ejemplos donde no se cumpla esta condición. Simplemente tendremos que cambiar un par de líneas. Más adelante os comentaré de qué estamos hablando.




Los dos macros que colocaremos dentro de un módulo serán estos:

Sub Auto_open() 'Protegemos la hoja ActiveSheet.Protect End Sub

Sub introducir_datos() 'llamamos al formulario UserForm1.Show End Sub

Dentro del Formulario (UserForm), tendremos el resto del código. Utilizaremos un macro llamado ComboBox1_Enter() que se ejecutará como su nombre indica, al hacer clic en el ComboBox1. Tendremos también otro llamado ComboBox1_Change(), que nos servirá para cargar en los TextBox los datos correspondientes al productos elegido. También utilizaremos dos macros que evalúen si estamos cambiando la cantidad de producto, y el precio unitario, para recalcular el total, a través de un TextBox1_Change() y de un TextBox2_Change(). Utilizaremos otro macro llamado CommandButton1_Click() que contendrá el código al pulsar el botón para grabar datos, y otro llamado CommandButton2_Click() que servirá, no para borrar los datos del formulario, como en el ejemplo donde introducíamos datos a través de un formulario, sino para eliminar el artículo o producto, de la tabla de Excel.

Vamos a ver el código de todos ellos:

Private Sub ComboBox1_Enter() 'En caso de error, que continúe On Error Resume Next 'limpiamos los datos del Combobox ComboBox1.Clear 'Al inciar el formulario, 'seleccionamos la hoja con los datos Hoja1.Select 'Seleccionamos la celda B5 Range("B5").Select 'Vamos a llenar dinámicamente el combobox 'con los nombres de los artículos, hasta 'encontrar una fila vacía Do While Not IsEmpty(ActiveCell) 'ponemos el nombre del producto ComboBox1.AddItem ActiveCell.Value 'bajamos una fila ActiveCell.Offset(1, 0).Select Loop End Sub

En el caso de que no tengamos los datos de forma continua, y hayan filas en blanco, si usamos el bucle Do While del macro anterior, solo se nos cargarán en el ComboBox1 los datos que haya hasta esa fila vacía. Si queremos usarlo correctamente y tenemos filas vacías en la tabla cuyos datos queremos modificar, tendremos que sustituir el bucle Do While por un bucle For para que recorra todas las filas, desde la fila inicial hasta la fila final. Eso sí, se nos cargarán también en el ComboBox1 las filas vacías, aunque podemos omitirlas, añadiendo solo aquellas celdas al combo que contengan datos (que no estén vacías), con un sencillo condicional que evalúe si la celda está vacía o no.

Bien, seguimos con el resto del código que utilizaremos, y que será el siguiente:

Private Sub ComboBox1_Change() 'Miramos en qué fila está el producto 'seleccionado en el ComboBox, y le sumaremos '4 porque empezamos los productos en la fila '5 (celda B5). Sumaremos también un 1, porque 'los elementos del combobox empiezan a numerarse 'desde cero. Con lo cual sumaremos 4 + 1 = 5. 'Seleccionaremos esa fila, de la columna B, es 'decir, de la columna 2 (el producto) Cells(ComboBox1.ListIndex + 5, 2).Select 'cargamos los datos correspondientes 'al producto elegido TextBox1 = ActiveCell.Offset(0, 1) TextBox2 = ActiveCell.Offset(0, 2) TextBox3 = ActiveCell.Offset(0, 3) End Sub

Private Sub TextBox1_Change() 'Si cambiamos la cantidad, modificaremos 'el precio total If TextBox1 <> "" And IsNumeric(TextBox1) And _ TextBox2 <> "" And IsNumeric(TextBox2) Then TextBox3 = TextBox1 * TextBox2 End If End Sub

Private Sub TextBox2_Change() 'Si cambiamos el precio unitario, modificaremos 'el precio total If TextBox1 <> "" And IsNumeric(TextBox1) And _ TextBox2 <> "" And IsNumeric(TextBox2) Then TextBox3 = TextBox1 * TextBox2 End If End Sub

Private Sub CommandButton1_Click() 'Desprotegemos la hoja ActiveSheet.Unprotect 'Miramos en qué fila está el producto 'seleccionado en el ComboBox, y le sumaremos '4 porque empezamos los productos en la fila '5 (celda B5). Sumaremos también un 1, porque 'los elementos del combobox empiezan a numerarse 'desde cero. Con lo cual sumaremos 4 + 1 = 5. 'Seleccionaremos esa fila, de la columna B, es 'decir, de la columna 2 (el producto) Cells(ComboBox1.ListIndex + 5, 2).Select 'grabamos los datos modificados 'comenzando con la cantidad ActiveCell.Offset(0, 1) = CDbl(TextBox1) 'el precio unitario ActiveCell.Offset(0, 2) = CDbl(TextBox2) 'y ahora el precio total ActiveCell.Offset(0, 3) = CDbl(TextBox3) 'limpiamos los datos ComboBox1.Clear TextBox1 = "" TextBox2 = "" TextBox3 = "" 'ponemos el focus en el TextBox1 TextBox1.SetFocus 'protegemos la hoja ActiveSheet.Protect End Sub

Private Sub CommandButton2_Click() 'Desprotegemos la hoja ActiveSheet.Unprotect 'borramos esa línea entera Selection.EntireRow.Delete 'reiniciamos los datos del formulario ComboBox1.Clear TextBox1 = "" TextBox2 = "" TextBox3 = "" End Sub

Desde aquí podéis descargar el fichero, con el ejemplo que hemos visto en este artículo.