Protegiendo nuestros trabajos en Excel

En anteriores ocasiones ya he comentado en el blog, algunas formas para proteger nuestros trabajos de Excel. Entre ellas, una que consiste en leer el número de serie de un disco duro donde se abre el archivo Excel, para evitar que nuestro fichero corra de mano en mano, en el caso de que deseemos limitar el uso del mismo a una serie de usuarios registrados, o a aquellos que hayan pagado por utilizar el fichero.

Entiendo que hay gente que proteja sus trabajos, porque en muchas ocasiones, ha sido descomunal el esfuerzo y el tiempo invertido, como para que un día encontremos nuestros trabajos, circulando por Internet, y que sea otro quien acredite la propiedad intelectual de ese trabajo. Yo personalmente, no he protegido ningún fichero, y ni tan siquiera incluyo un copyright en el mismo. Alguna vez he incluido un enlace hacia este blog, simplemente para que el usuario no se olvide de pasarse por aquí de vez en cuando :-) pero nada más, en relación a la protección de ficheros.

En otra ocasión también hablé de cómo proteger un fichero Excel, para que no se pueda trabajar con él, si el usuario no introduce correctamente la contraseña que se solicita, cuando se abre el fichero. Esta opción es similar a la que ya incorpora Excel de forma nativa, y que también se explica al final de ese mismo artículo.

En esta ocasión vamos a ver como podemos utilizar otra técnica de protección que utilizan algunos programas en sus versiones trial o de demo. En esta ocasión, protegeremos nuestros trabajos de dos formas distintas:

• Limitando el número de veces que se usa el fichero.


• Limitando el uso del fichero a X días contados desde el primer uso.

Comenzaremos aplicando la primera de las técnicas, es decir, limitaremos el número de veces que se utiliza el fichero. Para ello, crearemos una hoja de control. Es decir, una hoja donde anotaremos las veces que se ha abierto el fichero. En el ejemplo que podéis descargar al final del artículo, el fichero consta de dos hojas normales, más esa tercera de control, que evidentemente tendremos oculta.

El macro que deberemos grabar en ThisWorkbook (no en un módulo), es este:

Private Sub Workbook_Open() 'Si hay errores, que continúe On Error Resume Next 'Ocultamos el procedimiento Application.ScreenUpdating = False 'Omitimos los mensajes de aviso Application.DisplayAlerts = False 'Desactivamos las teclas de cancelacion de macros Application.EnableCancelKey = xlDisabled 'Mostramos la Hoja3 que tenemos oculta Hoja3.Visible = True 'Sumaremos el contador de veces que se ha utlizado 'el fichero, cada vez que se abra el mismo Hoja3.Select 'si hemos llegado a los 10 usos (ponemos esta 'cantidad como límite, aunque la podéis cambiar) 'entonces mostraremos un mensaje y cerraremos 'el libro por haber cubierto el cupo de veces 'que podemos utilizar el fichero If Range("B1") >= 10 Then 'mostramos un mensaje MsgBox ("Lo siento, ya has trabajado con el fichero 10 veces," & _ Chr(10) + "tiempo más que suficiente para evaluar esta aplicación." & _ Chr(10) + Chr(10) + "Ha llegado el momento de comprarlo :-)") 'cerramos el fichero ThisWorkbook.Close Else 'si todavía no hemos llegado a los 10 usos, 'escribimos lo que nos interesa Range("A1") = "Veces abierto:" 'ponemos la fecha y hora del sistema Range("B1") = Range("B1") + 1 End If 'Ocultamos de nuevo la Hoja3 Hoja3.Visible = xlSheetVeryHidden 'grabamos los cambios ActiveWorkbook.Save 'Nos situamos en la Hoja1 Hoja1.Select 'Mostramos el procedimiento Application.ScreenUpdating = True End Sub

Cuando abramos el fichero la 11ª vez, nos aparecerá este mensaje, y se cerrará el libro:


Vamos a ver ahora como podemos controlar el uso de nuestro fichero limitando el uso del fichero, a X días contados desde el primer uso.

Private Sub Workbook_Open() 'Si hay errores, que continúe On Error Resume Next 'Ocultamos el procedimiento Application.ScreenUpdating = False 'Omitimos los mensajes de aviso Application.DisplayAlerts = False 'Desactivamos las teclas de cancelacion de macros Application.EnableCancelKey = xlDisabled 'Mostramos la Hoja3 que tenemos oculta Hoja3.Visible = True 'Nos situamos en la Hoja3 Hoja3.Select 'Si es la primera vez que abrimos el fichero, 'ponemos la fecha de ese primer uso If Range("B1") = "" Then 'escribimos lo que nos interesa Range("A1") = "1ª apertura:" 'ponemos la fecha del sistema Range("B1") = Date Else 'si ya lo hemos abierto antes ese fichero, 'controlamos si hay más de 30 días de diferencia 'entre la primera apertura, y la apertura actual. 'También controlaremos si han caducado los 30 días, 'pero puede que el usuario haya puesto una fecha 'de sistema anterior a la del primer uso. En este caso 'fecha actual será anterior a esa del primer uso, 'por lo que también cerraremos el libro 'porque la fecha del sistema ha sido manipulada If Date - Range("B1") >= 30 Or Date - Range("B1") < 0 Then 'mostramos un mensaje indicando que 'ha caducado el uso del fichero MsgBox ("Lo siento, pero ya has trabajado con el fichero" & _ Chr(10) + "durante 30 días, desde su primer uso." & _ Chr(10) + Chr(10) + "Ha llegado el momento de comprarlo :-)") 'cerramos el fichero ThisWorkbook.Close End If End If 'Ocultamos de nuevo la Hoja3 Hoja3.Visible = xlSheetVeryHidden 'grabamos los cambios ActiveWorkbook.Save 'Nos situamos en la Hoja1 Hoja1.Select 'Mostramos el procedimiento Application.ScreenUpdating = True End Sub

Cuando abramos el fichero transcurridos 30 días o más desde el primer uso del fichero, nos aparecerá este mensaje, y se cerrará el libro:


El mensaje anterior también nos aparecerá en el caso de que el usuario haya sido espabilado, y haya cambiado la fecha del sistema y haya puesto una fecha anterior a la del primer uso.

No obstante, este último sistema de protección mediante control de fechas, tiene un pequeño inconveniente. ¿Qué pasa si el usuario manipula y pone como fecha de su sistema (fecha de su PC), una fecha que esté entre la fecha del primer uso, y esos 30 días de caducidad?. Pues efectivamente, que el usuario puede utilizar la aplicación indefinidamente, simplemente cambiando la fecha de su ordenador, y poniendo una fecha que esté dentro de los 30 días contados desde la primera vez que uso el fichero. Este mismo defecto, es habitual encontrarlo en el software de demo, o trial que los fabricantes ponen e nuestra disposición, para evaluar si cubre nuestras necesidades y en tal caso comprarlo. También ellos adolecen de este error de protección.

¿Cómo podemos solucionar este pequeño contratiempo?. Pues haciendo un mix entre el primer sistema de protección, es decir, controlando la caducidad a los 10 usos, más la limitación de uso a 30 días más allá de la fecha del primer uso. Mezclando ambos sistemas, tenemos todo controlado. Este es el macro:

Private Sub Workbook_Open() 'Si hay errores, que continúe On Error Resume Next 'Ocultamos el procedimiento Application.ScreenUpdating = False 'Omitimos los mensajes de aviso Application.DisplayAlerts = False 'Desactivamos las teclas de cancelacion de macros Application.EnableCancelKey = xlDisabled 'Mostramos la Hoja3 que tenemos oculta Hoja3.Visible = True 'Nos situamos en la Hoja3 Hoja3.Select 'Si hemos llegado a los 10 usos (ponemos esta 'cantidad como límite, aunque la podéis cambiar) 'entonces mostraremos un mensaje y cerraremos 'el libro por haber cubierto el cupo de veces 'que podemos utilizar el fichero If Range("B1") >= 10 Then 'mostramos un mensaje MsgBox ("Lo siento, ya has trabajado con el fichero 10 veces," & _ Chr(10) + "tiempo más que suficiente para evaluar esta aplicación." & _ Chr(10) + Chr(10) + "Ha llegado el momento de comprarlo :-)") 'cerramos el fichero ThisWorkbook.Close Else 'si todavía no hemos llegado a los 10 usos, 'escribimos lo que nos interesa Range("A1") = "Veces abierto:" 'ponemos la fecha y hora del sistema Range("B1") = Range("B1") + 1 'Ahora controlamos la fecha y el 'límite de los 30 días de uso If Range("B2") = "" Then 'escribimos lo que nos interesa Range("A2") = "1ª apertura:" 'ponemos la fecha del sistema Range("B2") = Date Else 'si ya lo hemos abierto antes ese fichero, 'controlamos si hay más de 30 días de diferencia 'entre la primera apertura, y la apertura actual. 'También controlaremos si han caducado los 30 días, 'pero puede que el usuario haya puesto una fecha 'de sistema anterior a la del primer uso. En este caso 'fecha actual será anterior a esa del primer uso, 'por lo que también cerraremos el libro 'porque la fecha del sistema ha sido manipulada If Date - Range("B2") >= 30 Or Date - Range("B2") < 0 Then 'mostramos un mensaje indicando que 'ha caducado el uso del fichero MsgBox ("Lo siento, pero ya has trabajado con el fichero" & _ Chr(10) + "durante 30 días, desde su primer uso." & _ Chr(10) + Chr(10) + "Ha llegado el momento de comprarlo :-)") 'cerramos el fichero ThisWorkbook.Close End If End If End If 'Ocultamos de nuevo la Hoja3 Hoja3.Visible = xlSheetVeryHidden 'grabamos los cambios ActiveWorkbook.Save 'Nos situamos en la Hoja1 Hoja1.Select 'Mostramos el procedimiento Application.ScreenUpdating = True End Sub

Con todo lo explicado en las otras entradas del blog a las que hacía referencia al principio de este artículo, más lo explicado aquí, creo que ya tenéis las herramientas imprescindibles para proteger la propiedad intelectual de vuestros trabajos. Si combináis todas las técnicas juntas, y encima protegéis las hojas y el código VBA con unas contraseñas que combinen letras, números, y signos (exclamación, arroba, comas, etc.), le pondréis las cosas más difíciles a quien intente apropiarse de vuestro trabajo intelectual.

Desde aquí podéis descargar un fichero comprimido, con tres libros de Excel, cada uno de ellos con los ejemplos que hemos visto en este artículo: protección para 10 usos, protección para 30 días de uso, y protección de ficheros Excel con ambos sistemas.