La hoja de cálculo

Quizás a estas alturas, y después de haber cumplido dos años publicando en el blog sobre las virtudes la hoja de cálculo Excel, plantearse una pregunta del tipo "¿Qué es una hoja de cálculo?", puede parecer fuera de lugar. Pero no, no creo que lo esté, precisamente porque pocas veces se ha intentado dar respuesta a preguntas tan básicas como esta.

Como son muchos los usuarios que llegan a este blog de Excel, buscando información sobre la hoja de cálculo, vamos a dar unas pinceladas sin entrar en excesivos tecnicismos, intentando explicar para qué sirve una hoja de cálculo, o incluso qué es una hoja de cálculo.

Lo primero que tenemos que decir, es que si utilizas un ordenador hoy en día, ya sea para tu trabajo o incluso para tu ocio, se hace imprescindible el uso de determinados programas, y sin los cuales es muy difícil poder decir que somos usuarios de las herramientas informáticas.

No es difícil encontrarse hoy en día, gente que domina el uso de las redes sociales, los gadgets electrónicos del tipo de los iphones, los smatphones, las pdas, etc., los programas de retoque fotográfico como Photoshop o Paint Shop Pro, la edición de video digital, los juegos online multijugador, y mil cosas más, pero en cambio, no saben hacer un sencillo presupuesto de ingresos y gastos del mes, con el programa más adecuado para ello.

La hoja de cálculo forma parte de ese grupo de programas que no debería faltar nunca en cualquier ordenador, ya sea del ordenador de nuestro trabajo, o del ordenador de nuestra casa. La hoja de cálculo, junto con el procesador de textos, son -o deberían ser- básicos para cualquier usuario de la informática. Si sabes encender un ordenador, pulsando el botón on/off, deberías tener las nociones mínimas para poder escribir una carta con un procesador de textos, o para hacer unas sumas y unas restas, con una hoja de cálculo. Estos dos tipos de herramientas (la hoja de cálculo y el procesador de textos), son básicos en cualquier paquete ofimático (un paquete de programas, o una suite de programas, básico para su uso en oficinas y despachos).

¿Qué es una hoja de cálculo?

Una hoja de cálculo, es un documento informático formado por filas (horizontales) y columnas (verticales), donde cada intersección entre ambas (entre una fila y una columna), recibe el nombre de celda (un grupo de celdas, recibe el nombre de rango). Hacer referencia a cada celda, es tan fácil como jugar al juego de la "guerra de barcos", pues cada celda tiene unas coordenadas. De la misma forma a como jugamos a la guerra de barcos, cuando damos unas coordenadas del tipo A4, o B6, y decimos que estamos tocados, o hundidos, lo mismo podemos hacer, para referirnos a una celda, pues además esta intersección entre columna y fila, nos aparece resaltada. Podemos averiguarlo, haciendo referencia a la columna, que está formada por letras, y a la fila, que está formada por números. De tal forma, por ejemplo, podemos saber que la celda B6 nos está haciendo referencia a la segunda columna (la columna B, pues están por orden alfabético: A, B, C, D, etc...) y a la sexta fila.

Este es el aspecto general de una hoja de cálculo (concretamente una hoja de cálculo de Excel), donde no tenemos ningún dato escrito:


En esta otra pantalla, podemos ver que estamos situados en la celda B6, pues se muestra resaltada tanto la celda, como la referencia a la columna y a la fila que forman esa intersección:


Desplazarnos de una celda a otra, es tan sencillo como colocar el cursor en la celda deseada. Nos situamos con el puntero del ratón en la intersección de la columna y la celda donde queramos situarnos, y pulsamos el botón izquierdo del ratón. Tan sencillo como eso, para situarnos en esa nueva celda o esa nueva ubicación, dentro de la hoja de cálculo.

Las hojas de cálculo están integradas en lo que se denominan libros (libros de cálculo), de tal forma que en cada libro podemos tener desde una hoja de cálculo, hasta tantas como nos admita la aplicación que estamos utilizando. Por ejemplo, si ampliamos la imagen anterior, veremos que en la parte inferior de la misma, aparecen 3 pestañas, y que son cada una de las hojas que conforman el libro. Como mínimo, un libro debe contener una hoja, es decir, una pestaña, y se les puede cambiar el nombre que tienen por defecto (Hoja1, Hoja2, Hoja3, etc.).

¿Para qué sirve una hoja de cálculo?

La hoja de cálculo es una herramienta informática, que nos ahorra muchísimo trabajo diario a todos aquellos que trabajamos habitualmente con números, cifras, y datos. Una hoja de cálculo nos puede servir para elaborar un presupuesto, para hacer facturas, para calcular las cuotas de un préstamo, para hacer un balance y una cuenta de resultados, o para llevar el control de notas de unos alumnos, por poner unos cuantos ejemplos. Todo aquello que sea cuantificable, y valorable económicamente, puede ser tratado, medido, ordenado y controlado, mediante una hoja de cálculo.

Un ejemplo sencillo de la utilidad de la hoja de cálculo, podría ser la elaboración de un presupuesto mensual, como el que podemos ver en la siguiente imagen:



Como podéis ver, se trata de un fragmento de una hoja de cálculo, donde solo he incluido unas pocas columnas y filas, para que lo veáis mejor. Si os fijáis, también podemos ver en esa imagen, que se pueden ampliar las columnas, para hacerlas más anchas, y ajustarlas al contenido que tengamos. También os podéis fijar que le podemos dar color a las celdas, pero lo más importante, y la verdadera utilidad de la hoja de cálculo, viene ahora...¿Qué pasaría si nos subiese la hipoteca o el alquiler de 820 euros mensuales, a 880 euros?. Si esta operación la hiciésemos sobre un papel, si ayuda de un ordenador, deberíamos hacer un par de operaciones. La primera de ellas, sería saber cuánto nos ha subido la hipoteca o el alquiler (60 euros = 880 euros – 820 euros), y segundo, sería restar al saldo neto del mes (el ahorro), esos 60 euros extras de aumento de la hipoteca o alquiler, con lo que nos quedaría un ahorro mensual, de 20 euros en lugar de 80 (20 euros = 80 euros – 60 euros).

Si os fijáis bien, veréis que la columna C está resaltada, y la fila 14 también, con lo que la intersección entre ambas, es decir, la celda C14, está remarcada, para indicarnos que estamos situados sobre ella. Si os fijáis, precisamente arriba a la izquierda de esa imagen anterior, se ve precisamente la celda donde estamos (C14), y a la derecha, se nos muestra el contenido de esa celda. En nuestro caso pone =C5-C6. Sin saber demasiado de fórmulas, ya nos estamos haciendo una idea de lo que hay en C14, y no es otra cosa que una resta entre lo que hay en C5 y lo que hay en C6, que son los ingresos y los gastos mensuales.

Una hoja de cálculo nos va a servir para cambiar el dato de una celda cualquiera, y que se nos recalcule todo de forma automática, sin hacer absolutamente nada. Lo primero que tenemos que saber, y siguiendo con el ejemplo anterior, es que en la celda C6 tenemos una suma de todos los gastos que hay justo debajo. Si cambiamos una de esas cifras (por ejemplo el de la hipoteca o alquiler, que aparece en la celda C7), y en lugar de tener un gasto de 820 euros, tenemos un gasto mensual de 880 euros, ocurrirán dos cosas, la primera de ellas es que se recalculará la suma de gastos, y ahora tendremos 60 euros más (1.480 euros de gasto total), y segundo, que el ahorro se reducirá en esos 60 euros de aumento de hipoteca o alquiler, pasando de 80 euros de saldo neto, a solo 20 euros. Miradlo en esa imagen que os adjunto:


Como podéis ver, el ahorro de tiempo es considerable, ya que con tan solo cambiar un dato, la suma de gastos y el saldo neto se recalculan automáticamente, pues tiene fórmulas (sumas y restas) que evalúan esos nuevos datos que hemos cambiado, para mostrar el nuevo resultado. Por tanto, la utilidad de la hoja de cálculo es más que evidente, tanto más, cuanto más complejos sean los cálculos y las operaciones, con el consiguiente ahorro de tiempo que ello comporta.

Este es un sencillo ejemplo de la utilidad de las hojas de cálculo, pero podemos hacer de todo lo que se nos ocurra, y que conlleve el tratamiento de datos numéricos.

¿Qué es Excel?

Pues Excel es un programa con el que podemos hacer hojas de cálculo. Igual que con Photoshop podemos retocar imágenes, y con Internet Explorer podemos navegar por Internet, con Excel podemos hacer hojas de cálculo. De la misma forma que Photohop no es el único programa para retoque de fotos o imágenes, ni Internet Explorer es el único navegador para acceder a Internet, Excel tampoco es el único programa para hacer hojas de cálculo.

Excel es un producto del fabricante Microsoft (el mismo que hace Windows XP, Windows Vista, o Windows 7, por ejemplo), y se suministra dentro del paquete Microsoft Office, en el que incluye también, entre otras aplicaciones Microsoft Word, que es un programa para tratamiento de textos (un programa para hacer escritos, cartas, informes, etc.).

Microsoft Office, y por tanto el programa Excel que incluye, es un programa de pago, pero aún así, se trata del software para elaborar hojas de cálculo más extendido del mercado, y toda una referencia para su competencia, pues en mi opinión, es la mejor herramienta de este tipo que podemos encontrar en el mercado.

¿Qué otros programas hay para hacer hojas de cálculo, aparte de Excel?

Pues aparte de Excel, podemos recurrir a otros interesantes programas para el tratamiento de hojas de cálculo. Los más extendidos, aparte de Excel, son los siguientes:

• Lotus 123, propiedad de Lotus Development Corporation, adquirida por IBM. Fue una de las aplicaciones para hoja de cálculo, más famosas y extendidas en la década de los años 80, pero Excel acabaría con su hegemonía en la década siguiente:
  
  



• Gnumeric, desarrollado para Gnome, dentro de lo que se denomina software libre, aunque también existe una versión para Windows:
  
  



• Kspread, desarrollado también como software libre, para el proyecto KDE, e incorporado dentro de la suite ofimática KOffice:
  
  



• Quatro Pro, desarrollado originalmente por Borland, ahora propiedad de Corel Corporation. Esta aplicación se suministra dentro del paquete Corel WordPerfect Office. La principal funcionalidad de esta aplicación es que ya desde su versión 9 (allá por 1999), permitía trabajar con hojas de cálculo de hasta 1.000.000 de filas, mientras que Excel tenía limitado el número de filas en 65.536 filas, hasta su versión Excel 2007:
  
  



• Calc, del paquete StarOffice, de Sun Microsystems, y base de la suite ofimática de código libre OpenOffice:
  
  



• Calc, que forma parte del paquete OpenOffice, software de código libre. Se trata del único software para hojas de cálculo que actualmente puede plantarle algo de cara a Excel (más que por la potencia del mismo, por lo extendido que está entre los usuarios), aunque en lo personal, creo que todavía le queda mucho para poder hacerle sombra a la todopoderosa hoja de cálculo de Microsoft:
  
  

Aparte de esas aplicaciones para hoja de cálculo que hemos mencionado, y que son las más destacables, en el mercado podemos encontrar infinidad de programas, que nos van a ser igualmente útiles, incluyendo el software para hojas de cálculo online como el que integra Google Docs.

Macros

Cuando en el uso avanzado de hojas de cálculo, nos vemos ante una tarea repetitiva o compleja, donde las funciones propias que incorpora el programa en sí, no son suficientes para resolver el problema o la tarea, es cuando entra en escena la programación mediante macros. A través de los macros, podemos realizar tareas repetitivas o ciertamente complejas, añadiendo líneas de programación. No todas las aplicaciones para hojas de cálculo admiten esta programación mediante macros, pero Excel concretamente sí, y de una forma ciertamente potente.

Algunos ejemplos del uso de macros en Excel, los tenéis en este mismo blog de Excel, por ejemplo con esta aplicación para calcular las cuotas de una hipoteca, o esta otra para introducir datos en una hoja de cálculo, utilizando formularios.

Las macros pueden ser muy sencillas o extremadamente complejas, dependiendo de nuestras necesidades, y del problema que pretendamos resolver. Si el primero de los macros de ejemplo del párrafo anterior tiene cierta complejidad, este otro en el que podemos contar las hojas de un libro, sería sumamente sencillo.

Como veis, la hoja de cálculo es una herramienta imprescindible en cualquier ordenador de hoy en día, se llame Excel, Calc, Quattro Pro, o incluso la hoja de cálculo que Google a través de Google Docs, pone a disposición de todos los usuarios, de forma gratuita.