Calcular vencimientos

En el artículo anterior, donde os dejé una aplicación para controlar vencimientos de facturas y de recibos, más de uno os habréis dado cuenta de que en una hoja, había una columna donde informábamos del vencimiento de las facturas. Esta columna utilizaba como referencias los nombres de celdas, con lo que intentar descifrar esa fórmula podía ser un trabajo de investigación (nada difícil, pero sí, más complicado de lo normal).

Para solucionar el asunto, vamos a ver ahora en este artículo, esa misma fórmula, pero sin utilizar los nombres de celdas.

Supongamos que tenemos los siguientes datos, en las siguientes celdas:

E5: Aquí tenemos el plazo de crédito a los clientes. Puede ser 30, 45, 60, 90 o los días que hayamos acordado.

E6: Aquí tenemos la fecha de pago fija del cliente. Hay clientes que para centralizar sus pagos en una fecha determinada, suelen pagar sus facturas un único día al mes. Puede ser el día 5, el día 10, el día 15, o cualquier otro día de pago fijo que tenga el cliente. Si nuestros clientes no tienen un día de pago fijo, dejaremos esta celda vacía (sin dato).

B8: Fecha de emisión de la factura.

Si queremos calcular el vencimiento de la factura, deberemos poner esta fórmula en la celda donde queramos informar este dato:

=SI($E$6<>"";SI(DIA(B8+$E$5)>$E$6;MIN(FECHA(AÑO(C8);MES(C8)+1;DIA($E$6));FIN.MES(B8+$E$5;1));MIN(FECHA(AÑO(C8);MES(C8);DIA($E$6));FIN.MES(B8+$E$5;0)));B8+$E$5)

Podemos ver una tabla con esa información, en la siguiente imagen (clic para ampliarla):


Si os fijáis en la tabla de la imagen anterior, la segunda columna muestra el vencimiento teórico, o vencimiento inicial, con independencia de que el cliente tenga o no, un día de pago fijo. En la tercera columna, vemos ya el efecto de desplazar ese vencimiento inicial, a aquel que le correspondería realmente, teniendo en cuenta el día de pago fijo que tiene el cliente. En la cuarta columna se muestran los días de vencimiento real contados desde la fecha de emisión de la factura.

Para que nos funcione la fórmula anterior, donde aparece la función FIN.MES, debemos tener habilitadas las "Herramientas para análisis", en Excel 2003 podemos hacerlo desde el menú Herramientas, seleccionando la opción de menú Complementos. En Excel 2007 deberemos pulsar el botón de Microsoft Office (arriba a la izquierda), seleccionaremos el botón de Opciones de Excel (situado en la parte inferior de la ventana que nos aparecerá), luego seleccionaremos Complementos, y a continuación nos situaremos encima de las Herramientas para análisis. Pulsaremos sobre el botón "Ir", y habilitaremos esta opción marcando la muesca correspondiente.

Si lo que necesitamos es algo más sencillo, como simplemente sumar unos días de vencimiento a una fecha, podemos hacerlo de esta otra forma, mucho más sencilla, tal y como se muestra en la imagen, donde sumamos 30 días a la fecha de factura:


Si os fijáis, en imagen anterior podemos ver que la celda C5 tenemos como fórmula, el valor de la celda C4, y le hemos sumado 30 días. Para que en esas dos celdas los datos nos aparezcan como en la imagen anterior, simplemente deberemos darle formato personalizado a las celdas, con formato dd-mm-aaaa.

Desde aquí podéis descargar el fichero de Excel, con el ejemplo que hemos visto en este artículo. En este fichero encontraréis una tabla con todos los días del año, y el vencimiento de las facturas en función del día de emisión de las mismas, teniendo en cuenta el plazo de crédito que concedamos al cliente, y la fecha de pago fija que tiene (si es que la tiene).